Grundleistungen
Zu den Grundleistungen der Verwaltung gehören insbesondere die im Vertrag festgehaltenen Verwalteraufgaben.Jahresabrechnung
JahresabrechnungDer Verwalter erstellt eine jährliche Abrechnung gegenüber den Mietern über die tatsächlichen Be- triebskosten des entsprechenden Jahres und passt die jeweiligen Vorauszahlungen infolge des Abrechnungsergebnisses jährlich an.
Status
Der Verwalter überlässt dem Auftraggeber nach Abschluss eines Kalenderjahres eine Aufstellung über sämtliche Einnahmen, Ausgaben sowie der Kontenstände.
Einsicht in Unterlagen der Abrechnung
Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Mietern, sowie dem Auftraggeber zur Einsichtnah- me während der Bürozeiten - nach vorheriger Terminvereinbarung - im Büro der Verwaltung zur Verfügung.
Hausordnung
Der Verwalter sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus-/ Nutzungsordnungen. Schriftlich gemeldete Verstöße gegen die Haus-/Nutzungsordnungen mahnt der Verwalter bei dem für die Stö- rung verantwortlichen Mieter mündlich oder schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdefüh- rers ab. Ein gerichtliches Vorgehen bedarf jedoch grundsätzlich einer Genehmigung des Auftraggebers.Überwachung der Verträge des Objektes
Der Verwalter betreut und überwacht die Leistungen der objektspezifischen Vertragspartner des Auf- traggebers, schließt insbesondere die zwingend vorgeschriebenen Versicherungen für das Objekt ab und überprüft die Versicherungssumme, um Unterdeckungen auszuschließen.Geldverwaltung
Der Verwalter legt die ihm im Rahmen der Hausverwaltung überlassenen Gelder auf Giro- und Anla- gekonten bei einer deutschen Bank oder Sparkasse nach Wahl des Auftraggebers getrennt von sei- nem eigenen Vermögen an. Er führt die Konten unter dem Namen des Auftraggebers. Er verwaltet die Gelder nach den Grundsätzen eines ordentlichen Kaufmanns.Rechnungskontrolle und -anweisung
Der Verwalter führt die rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparatur- rechnungen, Hauswart- und Bargeldkassen durch.Buchführung
Der Verwalter richtet eine übersichtliche, kaufmännisch ordnungsgemäß geführte Buchhaltung im Vertragszeitraum ein. Diese beinhaltet insbesondere: das Führen und Abrechnen von
- Mieterkonten;
- Einnahmekonten für Erträge;
- Ausgabekonten je Kostenart (ohne Ausweis der Mehrwertsteuer);
- Konten für Mitarbeiter im Objekt (z. B. Hausmeister);
- Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am Objekt bis zur Erstattung der verauslagten Beträge;
das Buchen der Bankbewegungen für die Mietzahlungen und Abrechnungsergebnisse;
das Überwachen der pünktlichen Mietzahlung;
Mietinkasso inkl. Mahnwesen;
die Veranlassung der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs, das Melden der Gesamt- Heizkosten an das vom Auftraggeber beauftragte Serviceunternehmen, das Buchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Mieter in die Einzel-/Jahresabrechnung.
Technische Kontrollen am Objekt
Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, nimmt der Verwalter eine technische Überprüfung des Objektes durch jährliche Begehung der Wohnanlage neben Zwi- schenprüfungen und Ortsterminen vor.Auftragsvergabe
EmpfehlungDer Verwalter trifft Empfehlungen bei der Auswahl technischer Lösungen und wirkt bei den Preisverhandlungen und Vergabe von Aufträgen für das Objekt mit.
Klärung
Er klärt Zuständigkeiten bei Schäden (Mieter / Eigentümer).
Schadensminderung
Er gibt Empfehlungen an den Auftraggeber zur Schadensminderung und -beseitigung.
Laufende Instandhaltung
Der Verwalter leitet die im Rahmen ordnungsgemäßer Instandhaltung und Instandsetzung des Ob- jektes erforderlichen Maßnahmen ein, holt ggf. mehrere Kostenvoranschläge ein und stimmt den Umfang der Maßnahmen mit dem Auftraggeber ab. Er vergibt die Aufträge im Rahmen der laufen- den Instandhaltung im Namen und für Rechnung des Eigentümers, überwacht die Arbeiten und nimmt diese ab. Aufträge, deren Kosten über eine zu vereinbarende Summe hinausgehen, fallen in der Regel nicht mehr unter die laufende Instandhaltung und bedürfen deshalb der Zustimmung des Eigentümers.
Überwachung
Der Verwalter überwacht Termine bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Schlussrechnungen, und mahnt erforderlichenfalls Leistungsrückständige ab.Sofortmaßnahmen
In dringenden Fällen wie z.B. Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden veranlasst der Verwalter Sofort- maßnahmen. Er übernimmt die Schadensmeldung an die Versicherung bei versicherten Schäden am Gemein- schaftseigentum.
Schlüsselbestellungen
Der Verwalter veranlasst die Ausgabe von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheits- schließanlage für das Objekt.Sicherheitseinrichtungen
Der Verwalter veranlasst die Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und den Technischen Überwachungsverein (TÜV) z.B. betreffend
der Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswerte, Druck- und Heizölbehälter),
der Aufzüge (Haupt- und Zwischenprüfungen, sowie Noteinrichtungen),
der Blitzschutzanlagen (Hauptprüfungen, Reparatur nach Dachsanierungen),
die Lüfter- und CO 2-Anlagen (z.B. in Tiefgaragen, Kellerräumen),
die Notbeleuchtungen (in Haus und Tiefgarage),
die kraftbetätigten Garagentore,
die Brandschutzeinrichtungen einschl. Feuerwehrzufahrten und Fluchtwege, Funktions- und Druckprüfungen der Feuerlöscher, Löschwasserleitungen, Brandschutztüren, Rauchabzugklappen in den Treppenhäusern etc.,
Er trifft die Terminvereinbarungen und nimmt die Abrechnung mit den Beteiligten vor.
Allgemeine Verwaltung
Der Verwalter führt den Telefon- und Schriftverkehr mit dem Eigentümer, Behörden, Handwerkern und Dritten, soweit dieser im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlasst wurde.Berichtserstattung
Der Verwalter erstattet nach Vereinbarung mit dem Auftraggeber die Berichte über die verwalteten Objekte. Die Häufigkeit und der Gegenstand der Berichte wird mit dem Auftraggeber festgelegt. Die Standardberichte beinhalten:- Höhe der Mieteinnahmen
- Höhe der Mietausfälle/Mietminderungen und deren Gründe
- Sachstandsmitteilung über laufende gerichtliche Prozesse
- Mitteilungen über Kündigungen und Neuvermietungen
- Informationen über die technischen Mängel und durchgeführte Reparaturen
- jährliche Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben zwecks Vorlage beim Finanzamt
- Mitteilungen über die Kündigungen bzw. Neueinstellungen der angestellten bzw. beauftragten Hausmeister